January 16, 2014

* スケジュール帳を使ったタスク管理でぷち達成感

昨年、スケジュール管理のミスで大失敗をしてしまいました。その反省で、それまでデスクの飾りになっていたスケジュール帳を、活用するようにしています。

カレンダータイプの月間予定表には、毎月定期的に発生する作業(請求書発行や支払いなど)を記入します。

それをもとに、バーチカルタイプの週間予定表に、どの作業をするかを具体的に記入します。毎日行っているわけではないので、「この日に作業しないと間に合わないなあ」などと分かったりします。

時間をきっちり管理するわけではないので、バーチカルタイプである必要はなかったのですが、横書きで作業予定を書き連ねていくのに便利ではあります。

スケジュール管理その1


例えば、ある日の作業予定がこんな感じだとします。本当は作業内容はもっと細かく書いているのですが、それをそのまま使うわけにはいかないので、非常にざっくりとした書き方にしています。

そして、作業が終わるとチェックボックスにチェックを入れます。いろいろ考えて予定を入れたつもりでも、後から思い出したり、上司の指示で急に入ったりする作業もあります。これも、作業記録的な意味で追加し、チェックを入れます。

予想以上に時間がかかったり、深く考えずに詰め込んだりするもので、予定していたものの着手できなかった作業もあります。こういう作業は、「着手できなかった」ということが分かるように、項目全体に大きな×を付けて、期限によって次の日や予定が少ない日に移動させます。こんな感じになります。矢印は分かりやすいようにつけたので、実際は記入はしていません。

スケジュール管理その2


これが発生するのが常だったのですが、先日は嬉しいことに、その日に終えるぞ、と思っていた作業全てに着手でき、次回に持ち越すしるしである大きな×を付ける項目がありませんでした。

こういうのって、ちょっとした達成感ですが、嬉しいものですね。

uriel_archangel at 11:35 | 時間管理 
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