April 23, 2014

* 「緊急度は低いけれど重要度が高い作業」が後回し

――これは、職場での話です。

職場では、スケジュールをきちんと把握するために、その日の作業予定を(職場に置きっぱなしにしている)スケジュール帳に書き込んでいます。月に2〜3回は、月末までざっとチェックして、月初にざっくり決めていた予定では取り込めていなかった作業を追加するようにしています。

これで、発生する作業の取りこぼしが、かなりなくなりました。本当は「ゼロになりました」と言いたいところですが、まだ課題があります。

「今すぐしなければならないというものではないし、しなくても困らないけれど、しておくと後で楽になる作業」が、かなり置いてきぼり状態なのです(汗) 「これ、やらなくちゃなあ」と思ってもスケジュール帳に書き忘れているのが問題です。まずは忘れないように書かないと、ですね。

あと、スケジュール帳で「この日にこれをする」までは書いているのですが、「この作業にどれくらい時間がかかるか」というのを把握できていないのも問題です。分刻みと言うと大げさですが、作業ごとにかかる時間をチェックしたほうがいいですね。

――そう言えば、以前そういう表を作ったので、探そうとしていたつもりが、最終的に違うものを探してしまって終わったのを思い出しました。たとえると、片付けの時に出てきた古い新聞を読んでしまう、みたいな感じで、本題を忘れて別のところに行ってしまい、本題を結局思い出さなかったのです。というのを、今になって思い出しています。うーむ。

うっすら「人手不足なのではないか」とは思っているのですが、具体的に「今の体制だとこの仕事にまわす時間がありません」という話ができないので、そのままになってしまっています。説得力のある説明をするためにも、作業にかかる時間のチェックは重要ですね。

uriel_archangel at 23:14 | 仕事 | 時間管理
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