時間管理

April 18, 2014

* 自分史上最大のモテ期到来

――というのは、仕事での話です。昨日はびっくりするくらい、お問い合わせのメールや電話をいただきました。そしてこれが面白いくらい、パズルのピースをはめる要領できっちり合わせていくと、「なんとか……はまる……かな?」という感じでして。

子供のとき、12-3で大勝した翌日に0-1でコロッと負ける阪神(を報じるスポーツニュース)を見て、「ボロ勝ちしたときの5点でもいいから、次の日にまわせばいいのに」などと思ったものです。今の自分が、まさにそんな状態です。でも、そうは上手く行かないのが世の中というものでして。

あまりにすべきことが多くて(当社比)、書類提出などの作業で期日まで日数があるとうっかり忘れてしまいそうな感じです。そんなわけで、忘れないうちにスケジュール帳に記入しておくことにしました。普段は翻訳などの作業が発生するものしか書いていないのですが、書類提出も忘れてしまいそうなので記入します。

ここでついでに最近のスケジュール管理の問題を書いておくと、「月間予定表(Project at a glance)はあれこれ記入するけれど、weeklyの欄は真っ白に近い状態」ということです。これは「ここ最近」どころか「この数年」レベルの現状です。

つまりは、「この日までにこういうことをしなければいけないなあ」というのは考えるのですが、「では、このスケジュールを実現させるために、一日一日をどう過ごすか」というのを突き詰めて考えていない、ということなのです。

昔々はぼんやりとした色のパズルのピースが散乱していた状態だったけれど、今は「これとこれとこれが合わせられる」というのが分かった状態です。で、そのピースにしっかり鮮やかな色をつけられるようにする、というのが今の課題です。

そこまで分析できるんだったらなんとかしろよ、ですね。はい。

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April 17, 2014

* 家族のスケジュール共有にファミリークラウド Fammyを使ってみる

昨日から使い始めたばかりですが、なかなかいい感じです。

家族の予定をすり合わせる必要は、以前からありました。これまではその度に「○日の予定は?」と聞いていたのですが、いちいちメールしたり帰宅後に尋ねたりするのが、だんだん面倒になってきました。そんなわけで、「スケジュールを共有したいなあ」と思ったのです。

恐らく一番簡単なのは、Googleカレンダーを使う方法です。でも、Gmailを使っているのに加えて、スケジュールまでGoogleに教える必要もないわけです。

さて、どうしたものか……ということで、検索してみました。まず出てくるのは、サイボウズLiveです。これは確かに便利ですが、我が家の場合、別に掲示板を活用したいとかチャットをしたいというわけでもないので、これは機能が多すぎるかなあ、と思いました。

そこで、「家族向け グループウェア」と検索すると出てくる「ファミリークラウド Fammy」です。取りあえず、家族のスケジュールがカレンダーに書き込めればいい! という我が家には、これがぴったりです。

気になるのは、サービス開始という記事はたくさんヒットするのですが、実際に使っている人の感想があまり見られないことです。「まあ、あまりユーザーがいなくてサービス終了、となっても困るものではないから、これでいいか」ということで、早速登録してみました。

私が登録して家族のクラウドを開設し、ここにメンバーを追加します。子供は名前(とアイコン)だけ追加し、夫はIDとメールアドレスを登録して、ログインして編集できるようにしました。メンバーを追加してそこにメールアドレスとIDとパスワードを追加すると、招待メールが遅れます。

我が家は現時点では夫婦のスケジュール共有が第一なので子供がログインして編集できるようにはしていませんが、今後は方針を変更する可能性もあります。

今のところ、カレンダーに予定を書き込んでいるだけです。これだけでも、「ああ、この日は2人とも外出の予定があるのか」というのが一目でわかって便利です。「中間考査」などの、息子のスケジュールも書いていきます。

まあ、家で紙のカレンダーに書き込んでも同じなのですが、クラウドだと「どこでもチェック」できるのが便利です。フィーチャーフォンというかガラケーから見られるかは確認していないのですが、スマートフォンのブラウザからも閲覧できます。

スマートフォンからどの程度書き込みできるかは未確認です……。カレンダーに書き込んだ予定は、PCだとその予定に関係する家族のアイコンも表示されるのですが、スマートフォンから見た場合は表示されませんでした。入りきらないからでしょうね。

外出予定だけでなく、「この日は帰宅が遅くなるかも」というメモ的なことも書きこんでおけるので、いちいち「そのことは、前に話したんだけど……」ということもなくなるので楽です。

他にも機能があるので、使い方を調べて、便利なものであれば活用していこうと思います。

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February 18, 2014

* 自分の世界を広げよう

このところ、翻訳関係のイベントに関する情報が入ってくるようになりました。これは、TwitterやFacebookなどで、同業者とのつながりが増えてきたからかなあ、と思います。

去年までは、あまり翻訳者の集まりに参加する機会がありませんでした。自分なりの働き方が順調に進んでいたので必要性を感じなかったというだけでなく、子供の受験のなんので忙しくて、そういう余裕がなかった、というのもあります。

でも最近は、そうやって動いていなかったことを注意されているというか、「もっと自分の能力を活かしなさい」と言われている(と、都合のよい解釈をしたくなる)ような状況になっているのを感じています。

ここが難しいところで、「でも、私が頑張らなくても、他にも優秀な人はいるよなあ」なんて思ってしまう謙虚な気持ちというか、まだまだ勉強中ですみたいな卑下してしまう気持ちと、「いやいや、私が活躍しなければダメなのよ!」という強気というか、自分はできるんだという自信との間で、フラフラと揺れてしまうのです。

とは言え、なんだかんだ言って経歴的に10年選手どころか(以下略)という感じなので、ここはもっと積極的に動かないと、今の状態のままで固まってしまうぞ、という結論に達しました。動かずにいると、時代に取り残されてしまいます。

なので最近は、イベントを目にした場合、自分の予定が空いていたらとりあえずスケジュール帳に書いておくことにしています。そうしないときれいさっぱり忘れる、というお年頃になってしまったこともありますが(汗)、スケジュールに入れておけば、参加を前提に自分が予定を組むから、というのもあります。

もともと新しい話を聞くのが好きなタイプなので、自分の世界を色々な方向に広げて、アンテナを伸ばして、新しい情報をキャッチしていこうと思います。

このブログをご覧になった翻訳者の皆さま、どこかでお会いすることがありましたら、よろしくお願いします。(という翻訳しにくい表現を、最後に持ってくる私)

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January 16, 2014

* スケジュール帳を使ったタスク管理でぷち達成感

昨年、スケジュール管理のミスで大失敗をしてしまいました。その反省で、それまでデスクの飾りになっていたスケジュール帳を、活用するようにしています。

カレンダータイプの月間予定表には、毎月定期的に発生する作業(請求書発行や支払いなど)を記入します。

それをもとに、バーチカルタイプの週間予定表に、どの作業をするかを具体的に記入します。毎日行っているわけではないので、「この日に作業しないと間に合わないなあ」などと分かったりします。

時間をきっちり管理するわけではないので、バーチカルタイプである必要はなかったのですが、横書きで作業予定を書き連ねていくのに便利ではあります。

スケジュール管理その1


例えば、ある日の作業予定がこんな感じだとします。本当は作業内容はもっと細かく書いているのですが、それをそのまま使うわけにはいかないので、非常にざっくりとした書き方にしています。

そして、作業が終わるとチェックボックスにチェックを入れます。いろいろ考えて予定を入れたつもりでも、後から思い出したり、上司の指示で急に入ったりする作業もあります。これも、作業記録的な意味で追加し、チェックを入れます。

予想以上に時間がかかったり、深く考えずに詰め込んだりするもので、予定していたものの着手できなかった作業もあります。こういう作業は、「着手できなかった」ということが分かるように、項目全体に大きな×を付けて、期限によって次の日や予定が少ない日に移動させます。こんな感じになります。矢印は分かりやすいようにつけたので、実際は記入はしていません。

スケジュール管理その2


これが発生するのが常だったのですが、先日は嬉しいことに、その日に終えるぞ、と思っていた作業全てに着手でき、次回に持ち越すしるしである大きな×を付ける項目がありませんでした。

こういうのって、ちょっとした達成感ですが、嬉しいものですね。

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December 30, 2013

* 2014年は「事務仕事をする日」を定期的に作ろう

……と、しみじみ思う2013年の暮れです。

確定申告の準備は、毎年2月や3月に大さわぎで作業します。「もっときちんと準備しておけばよかった」と思うのも毎年のことです。

そんなわけで、今年は心を入れ替えましたよ!

なんて偉そうに書きましたが、心を入れ替えたのは最近のことで、あれこれ資料がたまっているのはいつものことです。でも、これを年末に、一気に整理する予定なのです!(じゃじゃーん)

――「いっき」の変換の第一候補が「一揆」でした。というのはどうでもいいとして、昨日からコツコツ作業を始めました。意外と短い時間でできるものなのですよね〜。これまた、毎年思うことです。今日明日で、またかなり作業が進められると思います。

一昨日から、「領収書とかレシートとか、どこにしまったかなあ」と探していました。でも、なかなか見つかりません。「ここにしまいこんでいるはず」というところを何か所か(ここが問題なのですが……)調べたのですが、見つかりません。

あれーっと思い、めぼしいところをひと回り探したところで、もう一度最初の場所を探しました。

見つかりました。しかも、探して探して「あったー!」ではありません。再度の捜索を始めてすぐ、「あれ、こんなのあったっけ?」と取り出したものが、私の探していたものでした。

なぜ、1回目に探したときに、出てこなかったのでしょう。

それはともかく、これで作業がばっちり進められます。そんなわけで、情けないですが「見つからないよりずっといい」ということで、頑張って作業を進めます。

そして来年こそはこういう事態にならないように、定期的にこういう作業をする日を作ろうと思います。「ボリュームが少ないから後まわし」にしているとため込んでしまうので、理想は週に1度、最低でも月に1度は、事務仕事の日にします。

やっぱり私のポイントは、時間管理なのですよね〜。

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December 16, 2013

* プライベートの予定を書き忘れ

仕事のスケジュールを考えて、「まあちょっと大変だけれど、この日は1日使えるから大丈夫かな」と思っていました。――でも、よくよく考えたら、1日使えると思っていたのは「この日しか『トムとジェリー』の展覧会に行ける日がない」という日でした。

失敗の原因は、仕事の予定を忘れないようにスケジュール帳に記入していたにもかかわらず、プライベートの予定をしっかり記入していなかったことでした。ということで、慌てて予定を記入しました。そんなわけで、本日の教訓。
  • 仕事のことも家族のことも、同じスケジュール帳にマメに書く
というのは、わざわざこういうふうに書くことではなく、スケジュール管理の基本であります。

こうやって見てみると、「全部できるかな?」という気分になってくるのですが、とりあえず全力で、年末まで走りぬけようと思います。

2013年も残すところあと少し、なのですよね〜。

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December 13, 2013

* 予定がくるくる

実は明日は、年賀状どころではありません。先週までの予定では、3か所はしごでお出かけの予定でした。「あそこ行って、すぐ移動して、こっちに行ってしばらく滞在して、最後はここか〜」という感じで、東京を東へ西へ……というより、北へ南へと移動する予定になっていました。

でも、幸か不幸か、真ん中の予定をキャンセルしたので、移動は1回で済むことになりました。移動距離も、少しは短くなったかな? というところです。

――問題は、「何時に最初の目的地に行けばいいか」と、「次の目的地に遅刻せず到着するためには、何時から移動すればいいのか(途中で昼食あり)」というのを、さーっぱり把握していないことです(汗)

みなさん、こういうときこそ、アクションプランナーの出番ですよ! まあ、手持ちの(慣れた)スケジュール帳なら、どれでもいいわけですが。時間軸にきちんと書いていくと、「家を出るのは何時か」「最初の目的地を何時に出ればいいか」「昼食は何時にどこで取れそうか(または、昼食の場所から出発時間を検討する)」というのが見えてきます。

……なんて偉そうに書いておきながら、まだ記入していないのですけれど。今日中にきちんと検討します。

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December 05, 2013

* 12月は意外と忙しいですね

実は、スケジュールがぱぱぱっと埋まってしまいまして。年内は、引き受ける仕事は今来ている話だけにして、追加しないほうがいいな、という状態です。とか言っておいて、泣きつかれたら(?)どうするかは分かりませんが。

当然ですが、12月には通常の仕事だけでなく、年末ならではの作業もあります。年賀状作成とか。そういうのに何日か使うことを考えると、いつものように「ご連絡ありがとうございます。お仕事ですね、はいはい大丈夫ですよ〜」と、体力にモノを言わせてスケジュールを詰め込むわけにはいきません。

今年は、両親の年賀状作りを手伝うという約束もしているので、年末ぎりぎりではなく、余裕を持って着手しなければなりません。ちょうど仕事と仕事の合間にぽっかりと空いた週ができました。その期間に作業するのが、一番いいようです。

スケジュール帳に書き込むことで見えるようにすると、こういうことが分かってくるのですよね。

去年は息子の年賀状も、私が仕事で忙しくてPCを使わせる余裕がなかったため、「宛名は手書き!」でした。「今年は手書きはいいよ」と言っています。新しいPCが来たら本人に作業させればいので、気が楽です。

両親も、注文というか、私が自分用に買って来たデザイン集を見て「こういう絵柄じゃないほうがいい」とか言い出しました。「よさそうなイラストを探さなくちゃ」と思って画像検索してみたら、「これなら大丈夫かな?」というフリー素材を見つけることができました。まだOKは出ていませんが、ちょっと安心です。

問題は、自分たちの年賀状ですね〜。まずは、年賀はがきを買うところから……。

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December 04, 2013

* 自分の記憶力を信用してはいけません

先日、職場で「やっちゃった……(汗)」なことがありました。この職場であれこれやらかしてきましたが、最大規模の「やらかし」でした。

失敗の原因は、「するべき作業の存在をきれいさっぱり忘れた」ことでした。何度かこのブログでも、「この年齢になると、自分の記憶力はあてにならない」というようなことを書いていましたが、もう本当に、「だめだこりゃー」です。書いていないと、忘れます。

今となっては、ふと思いついたことでも数分経つと、「そういえばさっき、何を思いついたんだっけ?」になってしまう人間なのですから。冷蔵庫の扉を開けて「何を出そうと思ったんだっけ?」としばし考え、「違う違う、隣の棚に入っているティーバッグを取るつもりだったんだ」なんてことはしょっちゅうです。昔はこんなことはなかったのに、なんて思っても仕方ありません。

そんなわけで、残り1か月となっても新品同様のスケジュール帳(職場に置いています)を、ようやく本格的に広げました。目に付くところにふせんをペタペタ貼りつけていくと、PCモニターの周りがふせんだらけになってしまうのは目に見えています。

改めて書いてみると、「この日にはしておかなければならない」作業というのが意外とあることが分かります。しかも、「これをするのは期限直前でいいや」と思うと、実はそこにはもっと長いスパンで見て「この日にしなければならない作業」というのが入っています。「――とすると、これは期限直前と言わずに前倒ししてやっておかないと、この日に用事が立て込みすぎる」と分かったりします。

何時から何時まではこの作業、というような区切り方はせず、この日にすべき作業、というのをとにかく書き出しているだけです。これだけでも、「今日のうちに必ず済ませなければならないこと(最初に着手する)」と「時間が足りなくなったら後日でも間に合う作業」が見えて、優先順位をつけられます。

これでもう、ミスはないようにするぞ! と決意を新たにする師走でありました。

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November 16, 2013

* 2014年のスケジュール帳を考える

いちおう、Loftや東急ハンズで、あれこれ眺めてきました。見てきたもので、「これだ!」というものは見つからず。あ、今使っているアクションプランナーよりもいいと思えるものがなかった、という意味です。

実はこの数か月というか、長い目で見ると数年は、バーティカルだレフト式だと言っても、あまり「時間管理」をしていなかったのです。プロジェクト・アット・ア・グランスで大きなスケジュールは把握していたのですが、もっと細かい単位での管理、つまり「1日をどう過ごすか」的なものをおろそかにしていました。

来年からと言わず、今から始めなさい、ですが、もっと上手に使わなければ、と思います。スケジュール帳が上手く使えるということは、自分の時間も有効に使えるということですから。

そんなわけで、試しに今日さっそく、「何時から何時までどこにいる予定」というのを書いてみました。そうすると、この時間にここにいるためには、何時に家を出なければならないかというのが、当然ながら逆算できます。スケジュールというのは、こういう観点から決めていかないといけないのですよね……。1日の流れでも、一定の期間にまたがる仕事の計画でも同じです。

次のスケジュール帳がどうの、というのは、自分が今使っている手帳に問題点があるわけではないので、これを使いこなしてから考えよう、という結論に達しました。一番の問題点は、使いこなしていない私自身なので……(汗)

uriel_archangel at 11:48 | 時間管理 
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