時間管理

December 04, 2013

* 自分の記憶力を信用してはいけません

先日、職場で「やっちゃった……(汗)」なことがありました。この職場であれこれやらかしてきましたが、最大規模の「やらかし」でした。

失敗の原因は、「するべき作業の存在をきれいさっぱり忘れた」ことでした。何度かこのブログでも、「この年齢になると、自分の記憶力はあてにならない」というようなことを書いていましたが、もう本当に、「だめだこりゃー」です。書いていないと、忘れます。

今となっては、ふと思いついたことでも数分経つと、「そういえばさっき、何を思いついたんだっけ?」になってしまう人間なのですから。冷蔵庫の扉を開けて「何を出そうと思ったんだっけ?」としばし考え、「違う違う、隣の棚に入っているティーバッグを取るつもりだったんだ」なんてことはしょっちゅうです。昔はこんなことはなかったのに、なんて思っても仕方ありません。

そんなわけで、残り1か月となっても新品同様のスケジュール帳(職場に置いています)を、ようやく本格的に広げました。目に付くところにふせんをペタペタ貼りつけていくと、PCモニターの周りがふせんだらけになってしまうのは目に見えています。

改めて書いてみると、「この日にはしておかなければならない」作業というのが意外とあることが分かります。しかも、「これをするのは期限直前でいいや」と思うと、実はそこにはもっと長いスパンで見て「この日にしなければならない作業」というのが入っています。「――とすると、これは期限直前と言わずに前倒ししてやっておかないと、この日に用事が立て込みすぎる」と分かったりします。

何時から何時まではこの作業、というような区切り方はせず、この日にすべき作業、というのをとにかく書き出しているだけです。これだけでも、「今日のうちに必ず済ませなければならないこと(最初に着手する)」と「時間が足りなくなったら後日でも間に合う作業」が見えて、優先順位をつけられます。

これでもう、ミスはないようにするぞ! と決意を新たにする師走でありました。

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November 16, 2013

* 2014年のスケジュール帳を考える

いちおう、Loftや東急ハンズで、あれこれ眺めてきました。見てきたもので、「これだ!」というものは見つからず。あ、今使っているアクションプランナーよりもいいと思えるものがなかった、という意味です。

実はこの数か月というか、長い目で見ると数年は、バーティカルだレフト式だと言っても、あまり「時間管理」をしていなかったのです。プロジェクト・アット・ア・グランスで大きなスケジュールは把握していたのですが、もっと細かい単位での管理、つまり「1日をどう過ごすか」的なものをおろそかにしていました。

来年からと言わず、今から始めなさい、ですが、もっと上手に使わなければ、と思います。スケジュール帳が上手く使えるということは、自分の時間も有効に使えるということですから。

そんなわけで、試しに今日さっそく、「何時から何時までどこにいる予定」というのを書いてみました。そうすると、この時間にここにいるためには、何時に家を出なければならないかというのが、当然ながら逆算できます。スケジュールというのは、こういう観点から決めていかないといけないのですよね……。1日の流れでも、一定の期間にまたがる仕事の計画でも同じです。

次のスケジュール帳がどうの、というのは、自分が今使っている手帳に問題点があるわけではないので、これを使いこなしてから考えよう、という結論に達しました。一番の問題点は、使いこなしていない私自身なので……(汗)

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October 29, 2013

* 職場で使うスケジュール帳選び・2014年版

自慢になりませんが、職場に置いているスケジュール帳を、このところぜーんぜん使っていません……。

そんなわけで、来年のスケジュール帳は、デザインがどうとかではなく、お値段優先です(汗)この2種類が1冊というか、1つになったタイプ(こういうもの)もあるのですが、これはこれでかえって使いにくいので、別々にしました。

実はスケジュール帳を使わないで何を使っていたかというと、机上に置いていたミニカレンダーでスケジュールを管理していました(汗) いちおう、「最低限しなければならないこと」は回しているのですが、それ以上のことをしていないのです。

本当は月間タイプのスケジュールは、こういうカレンダーではなく、プロジェクト管理型というか、ガントチャートが書けそうなものが理想です。でも、お手頃価格のものでは、そういう表示のものはなかなかないのです。2種類が1冊になったタイプは、カレンダー部分の表示が小さいです。それはそれで私には使いにくいように思ったのも、別々のノートを選んだ理由です。

週間のバーチカルタイプのスケジュール帳だけだと、長いスパンで見られないのですよね。そんなわけで、1か月を俯瞰してから、「するべきこと」を週単位に落とし込んで考えるのがいいかな、と判断しました。月間タイプのノート部分は、あれこれメモに使えるでしょうし。

仕事を始めてからシステムというか、やり方を変えたところがいろいろあります。そんなわけで、私が病気や怪我で入院となると、事務仕事のほとんどが滞ってしまうのです。小さい組織にありがちな話ですが、そういう事態に陥らないように、マニュアルを作らなければならないなあ、とは思っています。でも、目の前のことに一生懸命になっていて、そういうことをせずにいる、という感じです。

なんだか去年も書いた記憶がありますが、「自分が何をどんな手順で作業しているか、誰が見ても(新しく職場に来た人が見ても)分かるようにすること」が目標です。

まあ、2014年からでなくていいから、今から始めなさい、という話でもあります(汗)

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March 23, 2013

* 「アクションプランナー2013」ジュニア版

佐々木かをりさんのFacebookページで知りました。男の子が持っても大丈夫かな? というデザインですね。カバーの色はブルーとミント(グリーン)で、「女の子らしい」という色はありませんが、「ごちゃごちゃしたものをすっきりとまとめる」という雰囲気がします。
アクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 ジュニア版 (カバー:ブルー)
アクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 ジュニア版 (カバー:ブルー)


日本のものというより、ドイツっぽいデザインだなあ、などと、特に「これ」という根拠もなく思ったり。そして、当然というか4月始まりです。

アクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 ジュニア版(カバー:ミント)
アクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 ジュニア版(カバー:ミント)


実物を見たわけではないので、紹介を眺めているだけですが、基本は通常のアクションプランナーと同じですね。子供が使いやすいように、ヒント的なもの(チェックボックスがあったり)がついています。人前で出しても平気、ということであれば、大人が使ってもOKだと思います。

うちの息子も、こういうのを使えるようになったほうがいいのではないか、と思うのですが、何が嫌って「持っているだけ」「買っただけ」になってしまうことです。決して気軽に買える金額ではないので、使いこなせるかどうか? というのは、とても気になりますね。

――で、そういう方におすすめ、という本があります。

計画力おもしろ練習帳 新訂版計画力おもしろ練習帳 新訂版 [単行本]
著者:佐々木 かをり
出版: 日本能率協会マネジメントセンター
(2010-06-30)

段階を踏んで時間管理ができるように作られているので、最初はこちらで練習してみる、というのもいいのではないかと思います。

ところで、リフィルだけですが、通常のアクションプランナーでも4月始まりが出ているのですね。

アクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 リフィールアクションプランナー2013年4月はじまり 手帳 リフィール
商標: アクションプランナー


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November 12, 2012

* 2013年のスケジュール帳を考える

今年は、「ほぼ日手帳」を使おうと考えるのはあきらめました。というのが、個人的には結構大きい決断です。毎年友人にプレゼントしているのでその分は入手しますが、「自分用」は購入しません。

やっぱり、1日1ページは使いきれないのですよね。こうやって毎日ブログやTwitterであれこれ書いていると、それほど「紙に書いておこう」ということがないのです……。考えてみれば、初めて使った当時はブログは「たまーに」更新する程度だったので、ほぼ日手帳に書くことが結構あったのです。

そんなわけで、2013年のスケジュール管理は一本の予定です。まだ入手はしていないのですが、「これが欲しい!」というのは決めています。ちなみに今年からイー・ウーマンからの発送ではなく、Amazon.co.jpのサイトで扱うようになり、Amazonからの発送になりました。

「アクションプランナー2013」手帳 セダクティブライン(本革) 色: アジサイ「アクションプランナー2013」手帳 セダクティブライン(本革) 色: アジサイ
販売元:アクションプランナー

販売元:Amazon.co.jp
クチコミを見る

仕事の進捗などの予定は、余白部分や、それが足りなければ(または長期の予定の場合は)付箋に書いて貼りつける程度で十分なのですよね。

さらに、スケジュール帳とはちょっと違いますが、「今度こそ今度こそ」ダイエットを成功させるぞ、ということで、食事の記録用の手帳も買いました。HIGHTIDEのステーショナー[NA-2]というタイプです。

手帳 2013 10月始まり A6 週間ブロック 手帳 ステーショナー[NA-2]
手帳 2013 10月始まり A6 週間ブロック 手帳 ステーショナー[NA-2]

実はこちらのNAAというタイプ(バーチカル)を手にしたつもりだったのです。でも「しっかり確認」を怠ってしまい、私にしては珍しい、いわゆる「見開き週間ブロックタイプ」です(汗)

手帳 2013 10月始まり A6 週間バーチカル 手帳 ミニットマネージャーEX [NAA-2]
手帳 2013 10月始まり A6 週間バーチカル 手帳 ミニットマネージャーEX [NAA-2]

思っていたのと違うものを購入していたことには、帰宅して数日経ってから気づきました。返品・交換も面倒なので、「これを使え」ということだと判断し、ありがたく使うことにしました。まあ、食べ物の記録なので、こちらのほうが書き込みやすいのかもしれません。

しかも10月始まりなのですが、2012年中は「見開き2週間ブロックタイプ」となり、「とてもじゃないけれど1日分の欄には書ききれません」状態です。2013年1月がスタートする前のページから、無理やりページ上部に「この見開きを1週間で書く場合はこの日から」という日付を書き込みました。

つまり2012〜13年の場合、2013年1月が始まる前のページは見開き2週間なので12月17日週です。そこに、「12月24日〜」と書き込みます。その前のページは12月3日週なのですが、「12月17日〜」となります。

面白いことに、この調子で10月分のページまでさかのぼったところ、「11月12日週スタート」になりました。つまり、食事の記録は今日から始められる、ということになります。

そんなわけで、今日から頑張って記録していきます。3日坊主にしないのが、第一の目標です。いわゆる「レコーディングダイエット」ですが、正直に書いているうちに「こんなに食べているのか!」と嫌になってきて、食べる量を減らそうと思えてくるので、お勧めです……。

uriel_archangel at 18:07 | 時間管理 
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August 03, 2012

* スケジュール管理はしっかりと

このブログにも書きましたが、あっという間に、8月のスケジュールの大部分が埋まりました。

そんなわけで、間違いのないように、きちんとメールを確認しながら、スケジュール帳に納期をメモしていきました。実はその前……というか、昨夜から今朝にかけて夜更かしして作業をしていたので、頭がぼーっとしていました。そんな状態でしたが、忘れないうちにメモしておいてよかったです。

何しろ、
  • 記憶からすっかり抜けていた作業があった
  • 納期と作業量を間違えて覚えていた
というのがありましたから(汗)

そして、作業の順番に指定があるものも、間違えないように記入しました。いちおう目立つように、ふせんに書いて貼っています(直接書き込んだほうがいい、という考えもありますが)。

これで大丈夫、と言いたいのですが、なにしろ学生時代の中間・期末試験で勉強の予定を組んだら「やったー!」と満足していた私です。ここで油断することなく、「この日までにこの作業をここまで進める」というような細かいスケジュールも考えて、それをきちんと実行していかなければ……と思います。

uriel_archangel at 22:49 | 仕事 | 時間管理
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July 26, 2012

* スケジュール管理ミス……(汗)

明日(金曜日)が納期だと思って作業していたら、実際は納期は今日(木曜日)だったということに、昨日気づきました。――というか、厳密に言うと12時すぎてたんで今日ですね……。

それはもう、なんとかするしかありません。睡眠時間を削って頑張りました。おかげで今、睡魔に襲われていますが、なんとか先方にご迷惑をかけずにすみました。

失敗の原因は、間違った記憶でスケジュール帳に記入してしまったことです。ちゃんと、先方からのメールを見ながら記入しないといけませんね。

なんでミスに気付いたかというと、納品日をフォルダ名にしていたからです。フォルダの日付と自分の記憶が違うので、「あれれ?」と思って確認しました。作業依頼のメールを見たときに、まさに「ガーン」でした。もしも作業ファイル名をフォルダ名にしていたら、間違えたままで、先方から「あの〜」と連絡があったと思うのです。考えると恐ろしいですね。

これを教訓に、気を引き締めます……。

uriel_archangel at 21:16 | 仕事 | 時間管理
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January 04, 2012

* ファブリックカバーにカバーオンカバーを使ってみる

タイトルのとおりです。

どの程度使うかは分かりませんが、ファブリックカバーが汚れるのは避けたいなあ、ということで、カバーオンカバーをつけてみました。

ぎゅうぎゅうほぼ日その1


かなり「ぎちぎち」ですが、なんとか入れることができました。文字通り「ぱっつんぱっつん」です。ファブリックカバーをカバーオンカバーに入れるというのは、サイズ的に相当ぎりぎりのようです。カバーの端の部分が反り返っています。

バタフライストッパーにペン(これは去年のほぼ日ストア特典です)をさしていないと、閉じた状態を保てません。もう外すのも面倒なので未確認ですが、ファブリックカバーだと、もしかしたらカバーオンカバーに詰め込まなくても、そういう状態かもしれませんが……。

ぎゅうぎゅうほぼ日その2


パタフライストッパーにペンを入れないと、こういうふうに開いてしまいます。ちなみに、ウィークリーを前、後ろに手持ちのメモやふせんのセット(薄いもの)を入れています。ウィークリーがなくても、「ぱっつんぱっつん感」に変化はありません。

ついでに、太いペンは入るかと思い、手持ちのZebra clip-on multiを差し込んでみました。入ることは入るのですが、ストッパー部分に厚みがあるので、クリップの部分が広がってしまい、相当な不恰好になってしまいます。

ストアの特典のペンは、この厚みに対応できるようになっている作りなので、難なく差し込めました。意外なところで、このペンの長所というか、ほぼ日手帳向きに作られているところが分かった感じです。

ぎゅうぎゅうほぼ日その3


「ぱっつんぱっつん」感が分かる角度を探して、撮影してみました。バタフライストッパーが仕事をしている、という感じですね……。

こうやって見ていると、今まで(モノカラーやプリントカバー)以上に「カバーがかさばる」感じです。もともと荷物の多い私には、さらに持ち歩きにくいものかもしれません(汗)

uriel_archangel at 23:11 | 時間管理 
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November 29, 2011

* 2012年版アクションプランナーは、今までとちょっと違う!

ということで、ようやく昨日から、記入したり持ち歩いたりしています。4月以降の予定は真っ白ですが、1〜3月は、出願だの受験だの卒業式だのと、いろいろあるのです。どきどきしますね……。

ということで、いざ書き込もうと思って2012年版を開いたときに、「あっ!」と思ったことがありました。かなり平らな状態で開いたままの状態をキープでき、閉じないのです。

――と書いても分かりにくいので、写真で説明します。

アクションプランナーリフィルの比較


これは、最初のほうのページを開いたままにして写真を撮影したものです。

上が今年(2011年)のものなのですが、開いた状態をキープできず、表紙まで戻ってしまいました。ぐいぐいと広げても、戻ってしまいます。

一方で、下の2012年版は、開いた状態のままでした。最初のほうのページということもありますが、かなり「ぱたーん」と開いています。

当然ですが、2012年版のほうが書きやすいです。気付かなかった(意識しなかった)のですが、今までは、「閉じないように押さえながら書く」だったのです。

2011年まではフランス製で、それが2012年から変わった(たぶん日本製?)のが大きいかな? と思います。アクションプランナーのサイトを見たのですが、こういう変化は明記していませんでした。まさか「私のリフィルだけ」ということはないとは思いますが……。

ちなみに、カバーの写真も並べて撮影したのでご紹介します。

アクションプランナー表紙の比較


――どちらも、10年前の自分が見たら腰を抜かすような色やデザインです(苦笑)

当然ですが、左が2012年版のスペシャルカバー(佐々木かをりさんもこのデザインだそうです)、右が2011年用に選んだセダクティブ・ラインのゴールドです。

本当はセダクティブ・ラインに、「これがいいなあ」と思っていたカラーがあります。2011年にゴールドを選んだときから、「次の年はこの色にしよう」と考えていました。でも、スペシャルカバーの誘惑に負けました……。

2013年(鬼が笑うどころでないレベルの話です)は、前々から気になっていたセダクティブ・ラインのものか、はたまたスペシャルカバーか、今から気になります。ちょっとだけですが。

そして、2012年は、今まで以上に「自分が自分の人生の主役になる」使い方をしていこうと思っています。

ところで、使い方、ですが、アクションプランナーのサイトでも多少は紹介されていると思います。Facebookには佐々木かをりのFB版「時間管理術講座」があります。でも、そういうエッセンスをまとめたものとして、最近発売された本が、一番分かりやすいのではないか……と思っています。

自分を予約する手帳術自分を予約する手帳術
著者:佐々木 かをり
販売元:ダイヤモンド社
(2011-11-05)
販売元:Amazon.co.jp
クチコミを見る


お子さん向けには(または大人でも入門編として)こちら↓がおすすめです。

計画力おもしろ練習帳 新訂版計画力おもしろ練習帳 新訂版
著者:佐々木 かをり
販売元:日本能率協会マネジメントセンター
(2010-06-30)
販売元:Amazon.co.jp
クチコミを見る


私は、いろいろありまして(秘密です)佐々木さんのおっしゃることは理解しているのですが、実践できていないという、厄介なタイプです……。

uriel_archangel at 23:58 | 時間管理 
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November 27, 2011

* 2012年のスケジュール帳に早く書き込みたいなあ

もうすぐ師走、なのですが、全然そういう気分になれません。まだ年賀状も買ってないし、デザイン集も買ってないし。スケジュール帳やカレンダーは、入手済み or 手配済みなのですけれど。

そろそろ来年のスケジュール帳(アクションプランナー)に書き込みたいところですが、今はいつものアレで(何だ……?)、時間が取れません。明日こそ〜! とは、思っているのですが。

2012年は思うところあって(?)、「自分の人生は自分が主役」度を、今までよりちょっと高めようと思っています。なので、「早く書き込みたい〜」と思っているようです(とか書くと他人事ですけれどね)。

私はスケジュール帳を切り替えるのは元旦からなので、使わない12月のページに、学校から配布される年間行事予定を縮小コピーして貼りつけています。学校は新年度にならないと日程を発表してくれないので(まあ、難しいのでしょうけれど)、現段階では判明している1〜3月の部分を貼りつけます。

4月になって正式なスケジュールが分かってから、縮小コピーした行事予定を貼っています。

まだ書き込みはしていませんが、2012年のスケジュール帳には、とりあえず、縮小コピーした1〜3月のスケジュールだけは貼りつけました。これから、いろいろと書き込もうと思っています。

息子は4月から中学生なので、毎年貼りつけていた小学校の年間スケジュールを貼るのも、これが最後なのだなあ、と思いました。なんだか、しみじみとします。幼稚園に通っていたのは、ほんのちょっと前のことのように感じるのですけれどね。

そして、受験生の母親としては、4月に貼りつける行事予定がどこの学校になるのかが、ちょっとドキドキです(苦笑)

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